Transparencia
Esta guía la publica MailNotes, así que tenemos un interés evidente. Para compensarlo, decimos con claridad qué no hace MailNotes y enlazamos las fuentes de lo que afirmamos sobre otras herramientas. Si no sabes por dónde empezar, lee antes qué pasa con Notion Mail y tus correos.
Primero, ¿qué hacías con Notion Mail?
Notion Mail se usaba para tres cosas distintas, y cada una tiene una salida diferente:
- Como cliente de correo: bandeja, etiquetas con IA, plantillas de respuesta. La salida es volver a Gmail u otro cliente. Ninguna herramienta de «correo a Notion» cubre esto.
- Como puente para que el correo llegara solo a una base de datos de Notion. Es el hueco que ha quedado. Las opciones A, B y C de esta guía intentan cubrirlo.
- Para trabajar los correos importantes con IA y dejarlos ordenados en Notion. Es el caso de la opción D.
Opción A: reenvío a una dirección de tu base de datos
Cómo funciona: la herramienta te da una dirección de correo asociada a una base de datos de Notion. Todo lo que reenvíes ahí aparece como una página nueva, con remitente, fecha y adjuntos. Puedes reenviar a mano o crear filtros en Gmail que reenvíen automáticamente los correos que cumplan una regla.
Ejemplos: Quicktion, NotionSender y TaskRobin, entre otras. Datos de sus propias webs a finales de septiembre de 2026 (compruébalos antes de decidir):
- Quicktion: plan gratuito de 25 correos al mes y un destino. El plan Pro cuesta 12 $ al mes para 1.000 correos e incluye una función de IA que resume el correo y rellena campos.
- NotionSender: plan gratuito de 100 correos guardados y 50 enviados al mes. También permite enviar correos desde Notion.
Ventajas: puede ser totalmente automático, funciona con cualquier cliente de correo y en Notion queda una página por correo.
Límites: los planes gratuitos tienen tope mensual y la IA para rellenar campos depende de cada herramienta y de su plan. Además, con el reenvío el correo pasa por los servidores de la herramienta, así que conviene leer su política de privacidad.
Opción B: automatizaciones con Zapier o Make
Cómo funciona: creas un flujo que se dispara cuando llega un correo que cumple una condición (por ejemplo, una etiqueta de Gmail) y crea una fila en tu base de datos de Notion.
Ventajas: flexibilidad total y funcionamiento automático.
Límites: lo montas y lo mantienes tú. El resumen con IA o la lectura de PDF hay que añadirlos como pasos extra, y el coste depende del volumen de ejecuciones.
Ideal si ya usas una de estas plataformas para más cosas.
Opción C: los agentes de Notion con acceso a Gmail
Notion ha dejado claro que su apuesta ahora son los agentes. Según su ayuda, siguen funcionando el conector de IA de Gmail (buscar en Gmail y redactar respuestas con Notion AI) y los agentes con herramientas de correo, que pueden leer, redactar y enviar mensajes a través de Gmail. Para el etiquetado automático que tenías, Notion sugiere un agente personalizado con acceso a Gmail.
Lo que no sabemos: si un agente puede recrear la sincronización de correos a una base de datos con el control que daba Notion Mail. Notion no lo indica en su página de ayuda. Antes de migrar todo tu flujo, pruébalo con un caso pequeño y consulta en Notion los requisitos y el coste.
Ideal si ya vives dentro de Notion y quieres delegar en agentes.
Opción D: MailNotes, para guardar los correos que importan
MailNotes es una extensión de Chrome que añade un panel a Gmail. Abres un correo, pulsas Quick Save y se guarda en tu base de datos de Notion con un resumen, las tareas, los datos clave y el contenido de los PDF adjuntos, y con las propiedades de la base de datos (remitente, fecha, estado) ya rellenas. Si prefieres revisar antes, generas una vista previa editable y corriges lo que quieras.
Lo que hace bien:
- Solo entra en Notion lo que tú decides guardar, así que tu base de datos contiene los correos que de verdad importan y no el ruido.
- Deja cada correo como una nota estructurada, no como un volcado del texto.
- Lee los PDF adjuntos y extrae los datos clave.
- Permite editar el resumen y las propiedades antes de guardar.
- Tiene plan gratuito de 10 créditos al mes. Pro cuesta 5 € al mes y no tiene límite.
Lo que no hace:
- No sincroniza tu bandeja ni guarda correos por sí solo. Tú eliges cada correo, uno a uno. Es deliberado, pero si necesitas un archivo completo, no es la herramienta.
- Solo funciona con Gmail en Google Chrome.
- El texto del correo se procesa con IA (OpenAI) a través de nuestro servidor.
Ideal si guardas unos pocos correos al día o a la semana que merecen quedar bien ordenados: clientes, facturas, decisiones, plazos.
¿Guardarlo todo o guardar lo que importa?
Sincronizarlo todo suena bien, hasta que ves el resultado: una base de datos llena de notificaciones, newsletters y confirmaciones, de la que hay que separar a mano las pocas páginas que necesitas. Además, las herramientas de reenvío cuentan cada correo guardado contra un límite mensual, y con todo el correo dentro ese cupo se agota enseguida.
Guardar solo lo que importa tiene el coste contrario: lo decides tú, un correo a la vez. A cambio, cada página de tu base de datos es un correo que elegiste, ya resumido, con sus tareas y sus datos clave. Es una base de datos que se puede leer.
Si tu caso es el cumplimiento normativo o tener un archivo completo y consultable de todo el correo, elige el reenvío o una automatización. Si tu caso es no perder de vista lo importante, la selección es una ventaja, no una limitación.
Comparación rápida
| Opción | Guarda solo | IA para resumir o rellenar campos | Ideal para |
|---|---|---|---|
| A. Reenvío | Sí, con filtros de Gmail | Depende de la herramienta y del plan | Archivar todo lo que cumpla una regla |
| B. Zapier o Make | Sí | Con pasos extra que montas tú | Flujos a medida |
| C. Agentes de Notion | Depende del agente | Sí, con Notion AI | Quien ya delega en agentes |
| D. MailNotes | No, tú eliges cada correo | Sí, incluida | Los correos importantes |
Cómo elegir
- Quieres que todo llegue solo: mira A o B, y C tras probarlo.
- Prefieres decidir qué guardar y que quede estructurado: D.
- Quieres ambas cosas: puedes usar reenvío para archivar y MailNotes para los correos que trabajas, cada uno con su propia base de datos.
- Solo usabas Notion Mail como cliente de correo: vuelve a Gmail y recrea tus etiquetas y plantillas.
Preguntas frecuentes
¿Hay una alternativa idéntica a Notion Mail?
No hemos encontrado ninguna que reproduzca a la vez el cliente de correo y la sincronización con bases de datos de Notion. Lo habitual es combinar Gmail con una de las opciones de esta guía.
¿Qué pasa con los correos que ya estaban sincronizados en Notion?
Según Notion, las bases de datos y las vistas se quedan en tu espacio de trabajo y los correos ya sincronizados siguen accesibles. Lo que ya no ocurre es que se añadan correos nuevos.
¿Puedo probar MailNotes sin pagar?
Sí. El plan gratuito incluye 10 créditos al mes y no pide tarjeta. Puedes empezar con el tutorial paso a paso.
Fuentes
- Notion Help Center: Notion Mail inbox is going away: what to do next.
- Notion Help Center: Custom Agents y Gmail AI Connector.
- Quicktion: precios.
- NotionSender: web oficial.