Antes de empezar
MailNotes guarda los correos que tú eliges, uno a uno, y esa es la idea: en Notion solo entra lo que de verdad importa, no todo lo que llega. No sincroniza tu bandeja ni guarda nada por sí solo. Si necesitas que todo llegue automáticamente, mira las alternativas a Notion Mail.
Qué necesitas
- Gmail en Google Chrome.
- Una cuenta de Notion con permiso para crear bases de datos.
- Unos 5 minutos.
Paso 1: prepara tu base de datos de Notion
Opción manual: crea una base de datos con propiedades como estas. Los nombres son una guía: MailNotes lee las columnas que ya tengas y rellena las que reconoce.
| Propiedad | Tipo | Qué guarda |
|---|---|---|
| Nombre | Título | El asunto del correo |
| Sender | Texto | El nombre del remitente |
| La dirección del remitente | ||
| Creation Date | Fecha | La fecha del correo |
| Recordatorio | Fecha | Una fecha límite que detecte la IA o pongas tú |
| URL | URL | El enlace al correo en Gmail |
| Estado | Estado | Por ejemplo: Sin empezar, En curso, Hecho |
| Hecho | Casilla | Para marcar lo resuelto |
Puedes añadir tus propias columnas, como importe, cliente o etiqueta. Si el nombre de la columna deja claro qué dato quieres, MailNotes intentará rellenarla con la información del correo.
Paso 2: instala MailNotes y conecta tu cuenta
- Instala MailNotes desde la Chrome Web Store. Fíjalo en la barra de Chrome con el icono del puzle para tenerlo a mano.
- Haz clic en el icono de MailNotes para abrir el panel e inicia sesión con Google. Google te mostrará los permisos que pide la extensión antes de continuar, y puedes revocarlos cuando quieras desde tu cuenta.
- Conecta tu Notion cuando el panel te lo pida.
Paso 3: comparte la base de datos con MailNotes
Este es el paso que más se olvida. Al conectar Notion aparece una pantalla donde eliges a qué páginas y bases de datos das acceso. Marca la base de datos del paso 1.
Si más adelante ves el error «No se encontró ninguna base de datos accesible», es que falta este paso. Para arreglarlo, abre Notion, ve a Configuración → Conexiones → MailNotes → Gestionar acceso y añade la base de datos. También puedes desconectar y volver a conectar Notion desde la extensión para repetir la autorización.
Paso 4: guarda tu primer correo con Quick Save
- Abre un correo en Gmail y haz clic en el icono de MailNotes.
- En Save to, elige tu base de datos. El título se rellena con el asunto y puedes cambiarlo.
- Pulsa Quick Save.
- Al terminar verás «Saved to Notion» y un enlace Open in Notion que lleva a la página creada.
Quick Save extrae el resumen, las tareas y los datos clave, y rellena las propiedades de tu base de datos. Gasta un crédito.
Paso 5: revisa antes de guardar (opcional)
Si prefieres controlar el resultado:
- En What to extract, elige qué quieres: Summary, Tasks o Key Info. Si desmarcas los tres, MailNotes solo aplica tus instrucciones o un prompt guardado.
- Escribe instrucciones en Additional context, por ejemplo: «Extrae el importe y la fecha de vencimiento».
- Si quieres una fecha en el recordatorio, ponla en Reminder.
- Pulsa Generate preview.
- En Review note puedes editar el texto y cada propiedad detectada: remitente, fechas, estado.
- Pulsa Save to Notion.
Guardar después de revisar no gasta otro crédito: ya lo gastó la vista previa. Si el resumen no te convence, Retry generation genera otra versión y gasta un crédito más.
Paso 6: correos con PDF
Si el correo lleva un PDF adjunto, MailNotes lee su contenido y lo usa para el resumen y los datos clave. Es útil con facturas, informes y contratos.
Por ejemplo, con una factura puedes escribir en Additional context: «Extrae el importe y la fecha de vencimiento». Si tu base de datos tiene una columna con un nombre claro como «Importe», MailNotes intentará rellenarla. Con el plan Pro puedes guardar esa instrucción como prompt (hasta 10) y aplicarla con un clic.
Paso 7: recrea tu bandeja dentro de Notion
Cuando ya tengas correos guardados, crea vistas en tu base de datos para volver a tener una bandeja:
- Por hacer: filtra por Estado igual a «Sin empezar».
- Esta semana: filtra por Recordatorio dentro de la semana actual.
- Por remitente: agrupa por Sender.
Un hábito que funciona: al terminar el día, guarda solo los correos que exigen una acción o una decisión. El resto puede quedarse en Gmail. Cuanto más selectivo seas, más útil será tu base de datos.
Qué esperar
- Es manual, por diseño. Tú decides qué correos guardas, y por eso tu base de datos contiene lo que importa.
- Solo Gmail en Google Chrome.
- Créditos: el plan gratuito incluye 10 al mes. Pro cuesta 5 € al mes y no tiene límite. Un crédito es un análisis con IA de un correo.
- Privacidad: el texto del correo viaja cifrado a nuestro servidor y a OpenAI para generar el resumen, y después se escribe en tu Notion. No almacenamos tus correos.
Si algo falla
- No aparece tu base de datos: repite el paso 3.
- El panel dice «Open Gmail to start» o «Open an email»: MailNotes funciona dentro de una pestaña de Gmail con un correo abierto.
- Otro problema: escribe a mailnotes@mailnotes.es y lo miramos.